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Klassifikationsvorlagen sind eine einfache Möglichkeit, viele Einstellungen für einen (oder mehrere) Verweise mit einem Klick auszuführen. Klassifikationsvorlagen können angewandt werden beim Import einzelner Dokumente ober beim Bearbeiten eines Verweises.
Allgemeine Felder: Titel Der Name der Klassifikationsvorlage, wie er in Listen auftaucht.
Allgemeine Felder: Notiz Eine Beschreibung, was diese Klassifikationsvorlage macht.
Allgemeine Felder: Thema Der hier eingegebene Begriff dient dazu, Klassifikationsvorlagen zu gruppieren. Geben Sie hier z.B. Eingangsrechnungen ein, dann erzeugt isidocs an den Stellen, wo eine Auswahl einer Klassifikationsvorlage notwendig wird ein Menü mit Unterpunkten. Es gibt dann im obigen Beispiel einen Eintrag "Eingangsrechnungen", unter dem alle so eingetragenen Vorlagen als Unterpunkte aufgelistet werden.
Allgemeine Felder: Favorit Ist hier ein Haken gesetzt, dann wird diese Klassifikationsvorlage im Aufklappmenü oberhalb der gruppierten (siehe "Thema") angezeigt, und die Auswahl ist dann ohne weiteres Ausklappen eines Untermenüs möglich.
Ablage: Regale und Ordner Auf dieser Seite legen Sie fest, wo der Verweis abgelegt werden soll. Zwei Möglichkeiten stehen zur Auswahl: automatisch vom Belegdatum und manuell.
Automatisch vom Belegdatum erlaubt die automatische Erzeugung von Regalen und Ordnern abhängig vom Belegdatum. Dazu geben Sie in den beiden Feldern einen beliebigen Text ein, den Sie mit Variablen flexibel gestalten können. "Buchhaltung ###jahr###-###monat###"" bei Regalbenennung z.B. prüft, ob es ein Regal mit der Bezeichnung "Buchhaltung 2020-12" gibt, wenn das Belegdatum im Dezember 2020 liegt. Ist das Regal noch nicht vorhanden, wird es angelegt. Gleiches gilt für den Ordner, der dann innerhalb des oben eingetragenen Regales angelegt wird, sofern noch nicht vorhanden.
Die folgenden Platzhalter können verwendet werden (angenommenes Datum 22.02.2022):
###jahr### - setzt das Jahr vierstellig ein, also 2022
###Jahr### - setzt das Jahr zweistellig ein, also 22
###jahr-1### - setzt das letzte Jahr vierstellig ein, also 2021
###Jahr-1### - setzt das letzte Jahr zweistellig ein, also 21
###monat### - setzt den Monat zweistellig ein ein, also 02
###monat-1### - setzt den letzten Monat zweistellig ein ein, also 01
###monat+1### - setzt den nächsten Monat zweistellig ein ein, also 03
###monat+2### - setzt den übernächsten Monat zweistellig ein ein, also 04
###monat+2### - setzt den drittnächsten Monat zweistellig ein ein, also 05
###clip### - setzt den Inhalt der Zwischenablage ein (funktioniert nur bei Textbausteinen (Snippets))
manuell erlaubt die direkte Auswahl von Regal und Ordner, in die dann der Verweis abgelegt wird.
Bereich Kunde: Hier kann ein Kontakt vorbelegt werden. Das Ankreuzfeld "überschreibt einen eventuell schon eingetragenen Kontakt" bestimmt, ob ein eb´ventuell schon automatisch über die Analyse des Dateinamens eingetragener Kunde bei Zuweisung dieser Klassifikationsvorlage bestehen bleibt oder durch den in der Klassifikationsvorlage hinterlegten ersetzt wird.
Bereich Dokumentenart: Trägt die hier hinterlegte Dokumentenart ein.
Bereich Finanzkonto festlegen: Erlaubt die Zuweisung eines Finanzkontos direkt für diesen Verweis. Dieser Eintrag hat beim Export für die Buchhaltung Vorrang zu dem bei der Dokumentenart eventuell hinterlegten Finanzkonto!
Bereich Sichtbarkeit: Hier kann eingestellt werden, welcher User welche Dokumente sehen kann. Es wird per Default immer die Gruppe "Alle" voreingetragen, und hier kann abweichender Zugriff eingestellt werden.
Bereich Aufgabe: Für den klassifizierten Verweis kann automatisch eine Aufgabe angelegt werden. Mit "Aufgabe für" wird der gewünschte Anwender ausgewählt, mit den Markierungsfeldern und dem Eingabefeld kann ein Fälligkeitsdatum vergeben werden. Entweder nach Belegdatum oder nach dem Datum des Einganges plus die Anzahl der Tage, d.h. beim aktuellen Datum 03.01.2021, einem Belegdatum vom 01.01.2021 und einem Eintrag von 5 bei "Tage später" wird die Aufgabe fällig am 08.01.2021 oder 06.01.2021, je nachdem, was gewählt wurde.
Bereich Mappen: Auf dieser Seite legen Sie fest, ob der Verweis in einer Mappe abgelegt werden soll. Zwei Möglichkeiten stehen zur Auswahl: automatisch vom Belegdatum und manuell.
Automatisch vom Belegdatum erlaubt die automatische Erzeugung einer Mappe abhängig vom Belegdatum. Dazu geben Sie im Feld "Mappenbenennung" einen beliebigen Text ein, den Sie mit Variablen flexibel gestalten können. "Dokumenteneingang ###jahr###-###monat###-###tag###" z.B. prüft, ob es eine Mappe mit der Bezeichnung "Dokumenteneingang 2020-12-31" gibt, wenn das Belegdatum am 31. Dezember 2020 liegt. Ist die Mappe noch nicht vorhanden, wird sie angelegt.
manuell erlaubt die direkte Auswahl einer oder mehreren Mappen, in die dann der Verweis eingeordnet wird.